En bekræftelse af arrangementsaftale er først gyldig, når HORISONT Hotel & Konference har modtaget godkendelse via mail, eller gennem Crowdbook.
Godkendelse af bekræftelse skal ske senest 3 dage efter modtagelsen.
Afbestilling (skal ske på e-mail)
1. Foretages afbestilling mindre end 1 måned før første arrangementsdag faktureres med 75% af den i bekræftelsen anførte pris
2. Afbestilling der modtages indenfor de sidste 24 timer inden første arrangementsdag faktureres med hele den i bekræftelsen anførte pris.
Ved afbestilling forstås annullering af hele arrangementet, afkortning, omplacering og lignende væsentlige ændringer i forhold til bekræftelsen.
Reduktion af deltagerantal (skal ske på e-mail)
1. Reduceres deltagerantallet mindre end 1 måned før første arrangementsdag med mere end 10% af det i bekræftelsen anførte deltagerantal, faktureres der for disse deltagere med 75% af den i bekræftelsen anførte pris.
2. Reduceres deltagerantallet mindre end 24 timer før første arrangementsstart, faktureres der for disse deltagere med den i bekræftelsen anførte pris. Ved reduktion forstås reduktion af deltagerantallet, antallet af overnatninger eller antallet til enkeltdele af arrangementet (herunder antallet af grupperum).
Flytning af et bestilt arrangement
Når der er godkendt en bekræftelse til et arrangement, kan det pågældende arrangement flyttes 1 gang indtil 2 uger før arrangementets start under disse betingelser:
• Ny dato skal være indenfor et halvt år fra oprindelig dato for arrangementet
• Ny dato skal fastsættes umiddelbart efter annulleringen af oprindeligt arrangement
• Fristerne vedr. afbestilling/reduktion følger datoen for det oprindelige arrangement